Wat kost maatwerksoftware? Een eerlijk antwoord met bandbreedtes

"Wat kost maatwerksoftware?" is de vraag die wij het vaakst krijgen — en tegelijk de vraag waar het lastigst één getal op te plakken is. Maatwerk is per definitie geen product van de plank: de prijs volgt uit wat de software moet doen, met welke systemen ze moet praten en hoe lang ze mee moet gaan. Toch is er wél houvast te geven. Hieronder leest u welke bandbreedtes gangbaar zijn, waar de kosten vandaan komen en hoe u ze beïnvloedt.

Waar hangt de prijs vanaf?

Vijf factoren bepalen in de praktijk vrijwel het hele prijskaartje:

• Omvang van de functionaliteit — het aantal schermen, rollen, workflows en uitzonderingen. Uitzonderingen zijn duurder dan mensen verwachten: "op vrijdag geldt een andere regel" is een halve dag werk die in geen enkele demo zichtbaar is.
• Koppelingen met andere systemen — een integratie met een ERP, boekhoudpakket of machinepark kost al snel meer dan het scherm dat de gegevens toont. Hoe ouder en slechter gedocumenteerd het andere systeem, hoe hoger de post.
• Aantal gebruikers en gevoeligheid van de data — software waarin drie collega's werken stelt andere eisen dan software die klanten of patiëntgegevens raakt. Autorisatie, logging en beveiliging zijn dan geen extraatje maar fundament.
• Migratie van bestaande gegevens — data uit een oud systeem overzetten is zelden een kwestie van importeren. Opschonen, ontdubbelen en controleren is vaak een projectje op zich.
• Platform — een webapplicatie, een Windows-desktopapplicatie of allebei plus mobiel: elk extra platform is extra bouw- en testwerk.

Wat zijn realistische bandbreedtes?

De volgende bedragen zijn indicatief en gebaseerd op wat in de Nederlandse markt gangbaar is voor professioneel gebouwd maatwerk. Ze zijn bedoeld om een gevoel te geven voor de orde van grootte, niet als offerte.

Ons uurtarief ligt tussen € 80 en € 95 exclusief btw, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Analyse, ontwikkeling en specialistisch werk kennen elk hun eigen tarief; in een offerte staat per onderdeel welk tarief geldt.

• Kleine tool of koppeling — één afgebakend probleem, weinig gebruikers, beperkte integratie. Denk aan enkele weken werk.
• Bedrijfsapplicatie — een systeem waar een afdeling dagelijks in werkt, met rollen, rapportages en een of twee koppelingen. Doorgaans enkele maanden werk.
• Platform — meerdere gebruikersgroepen, externe toegang, veel integraties, hoge beschikbaarheidseisen. Een traject van een half jaar of langer, vaak in fasen opgeleverd.

Belangrijker dan het bedrag is de verhouding: bij vrijwel elk project gaat het grootste deel van het budget naar analyse, testen en het afvangen van uitzonderingen — niet naar het schrijven van de "gewone" code. Een offerte die alleen bouwuren noemt, is meestal te mooi om waar te zijn.

En na de oplevering?

Software is geen eenmalige aanschaf. Reken structureel op onderhoud: beveiligingsupdates, meegroeien met versies van besturingssystemen en browsers, en de wijzigingen die voortkomen uit gebruik. Een jaarlijks onderhoudsbedrag als percentage van de bouwsom is de gebruikelijke vorm. Wie die post overslaat, betaalt hem later alsnog — en dan in één keer.

Maatwerk of standaardpakket?

Een eerlijk antwoord: als een standaardpakket 90% van uw proces dekt, is maatwerk zelden de goedkoopste route. Maatwerk verdient zich terug wanneer uw werkwijze juist het onderscheidende deel van uw bedrijf is, wanneer u vastloopt op licentiekosten per gebruiker, of wanneer u zoveel losse Excel-bestanden en handmatige stappen heeft dat de verborgen kosten daarvan het bouwbudget overtreffen. Die rekensom maken we liever vooraf samen dan achteraf.

Hoe u de kosten laag houdt

• Begin klein en lever in fasen op. Een werkende eerste versie na acht weken levert meer inzicht op dan een compleet ontwerp op papier.
• Wees streng op de scope. Elke "als we toch bezig zijn"-wens is budget dat elders niet meer beschikbaar is.
• Investeer vooraf in analyse. Een misverstand dat tijdens de analyse wordt opgelost kost een uur; hetzelfde misverstand na oplevering kost weken.

Een indicatie voor uw situatie

Wij geven liever een onderbouwde indicatie dan een slag in de lucht. In een gesprek van een uur komen we meestal al tot een bandbreedte, en na een korte analyse tot een vaste prijs per fase. Neem contact op — dan rekenen we het voor uw situatie door, vrijblijvend.