Was kostet Individualsoftware? Eine ehrliche Antwort mit Größenordnungen

"Was kostet Individualsoftware?" ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird — und zugleich die Frage, auf die sich am schwersten eine einzige Zahl kleben lässt. Maßgeschneiderte Software ist per Definition kein Produkt von der Stange: Der Preis ergibt sich daraus, was die Software leisten soll, mit welchen Systemen sie sprechen muss und wie lange sie halten soll. Trotzdem lässt sich Orientierung geben. Nachfolgend lesen Sie, welche Größenordnungen üblich sind, wo die Kosten herkommen und wie Sie sie beeinflussen.

Wovon hängt der Preis ab?

Fünf Faktoren bestimmen in der Praxis nahezu das gesamte Preisschild:

• Umfang der Funktionalität — die Anzahl der Masken, Rollen, Workflows und Ausnahmen. Ausnahmen sind teurer als erwartet: "freitags gilt eine andere Regel" bedeutet einen halben Tag Arbeit, der in keiner Demo sichtbar ist.
• Schnittstellen zu anderen Systemen — eine Integration mit einem ERP, einer Buchhaltungssoftware oder einem Maschinenpark kostet schnell mehr als die Maske, die die Daten anzeigt. Je älter und schlechter dokumentiert das andere System, desto höher dieser Posten.
• Anzahl der Nutzer und Sensibilität der Daten — Software, in der drei Kollegen arbeiten, stellt andere Anforderungen als Software, die Kunden- oder Patientendaten berührt. Autorisierung, Protokollierung und Sicherheit sind dann kein Extra, sondern Fundament.
• Migration bestehender Daten — Daten aus einem Altsystem zu übernehmen ist selten eine Frage des Imports. Bereinigen, Dubletten entfernen und Prüfen ist oft ein eigenes Teilprojekt.
• Plattform — eine Webanwendung, eine Windows-Desktopanwendung oder beides plus mobil: Jede zusätzliche Plattform bedeutet zusätzlichen Entwicklungs- und Testaufwand.

Welche Größenordnungen sind realistisch?

Die folgenden Angaben sind Richtwerte und orientieren sich an dem, was für professionell gebaute Individualsoftware üblich ist. Sie sollen ein Gefühl für die Größenordnung vermitteln, sind aber kein Angebot.

Unser Stundensatz liegt zwischen 80 und 95 Euro zzgl. MwSt., abhängig von der Art der Tätigkeit. Analyse, Entwicklung und Spezialarbeiten haben jeweils ihren eigenen Satz; im Angebot ist je Position ausgewiesen, welcher Satz gilt.

• Kleines Werkzeug oder Schnittstelle — ein klar abgegrenztes Problem, wenige Nutzer, begrenzte Integration. Denken Sie an einige Wochen Arbeit.
• Unternehmensanwendung — ein System, in dem eine Abteilung täglich arbeitet, mit Rollen, Auswertungen und ein bis zwei Schnittstellen. In der Regel einige Monate Arbeit.
• Plattform — mehrere Nutzergruppen, externer Zugriff, viele Integrationen, hohe Verfügbarkeitsanforderungen. Ein Vorhaben von einem halben Jahr oder länger, oft in Phasen ausgeliefert.

Wichtiger als der Betrag ist das Verhältnis: Bei nahezu jedem Projekt fließt der größte Teil des Budgets in Analyse, Tests und das Abfangen von Ausnahmen — nicht in das Schreiben des "normalen" Codes. Ein Angebot, das nur Entwicklungsstunden nennt, ist meist zu schön, um wahr zu sein.

Und nach der Übergabe?

Software ist keine einmalige Anschaffung. Rechnen Sie fest mit Wartung: Sicherheitsupdates, das Mitwachsen mit Versionen von Betriebssystemen und Browsern sowie die Änderungen, die sich aus der Nutzung ergeben. Ein jährlicher Wartungsbetrag als Prozentsatz der Bausumme ist die übliche Form. Wer diesen Posten überspringt, zahlt ihn später trotzdem — dann aber auf einmal.

Individualsoftware oder Standardpaket?

Eine ehrliche Antwort: Wenn ein Standardpaket 90 % Ihres Prozesses abdeckt, ist Individualsoftware selten der günstigste Weg. Maßgeschneiderte Software rechnet sich, wenn gerade Ihre Arbeitsweise das Unterscheidende Ihres Unternehmens ist, wenn Sie an Lizenzkosten pro Nutzer scheitern, oder wenn Sie so viele einzelne Excel-Dateien und manuelle Schritte haben, dass deren versteckte Kosten das Baubudget übersteigen. Diese Rechnung machen wir lieber vorher gemeinsam als hinterher.

So halten Sie die Kosten niedrig

• Klein anfangen und in Phasen ausliefern. Eine funktionierende erste Version nach acht Wochen bringt mehr Erkenntnis als ein vollständiger Entwurf auf Papier.
• Seien Sie streng beim Umfang. Jeder "wenn wir schon dabei sind"-Wunsch ist Budget, das an anderer Stelle fehlt.
• Investieren Sie vorab in die Analyse. Ein Missverständnis, das während der Analyse geklärt wird, kostet eine Stunde; dasselbe Missverständnis nach der Übergabe kostet Wochen.

Eine Indikation für Ihre Situation

Wir geben lieber eine begründete Indikation als eine Schätzung ins Blaue. In einem einstündigen Gespräch kommen wir meist schon zu einer Bandbreite und nach einer kurzen Analyse zu einem Festpreis je Phase. Nehmen Sie Kontakt auf — dann rechnen wir es für Ihre Situation durch, unverbindlich.