Casus: wereldwijd documentbeheer via USB en multiplatform-app
Een internationale organisatie verspreidde USB-sticks met handleidingen naar medewerkers en klanten in meer dan 100 landen. Maar hoe zorg je dat die handleidingen altijd actueel zijn? Apptimate ontwikkelde een slimme multiplatform-oplossing.
Een organisatie met een wereldwijd netwerk van medewerkers en eindklanten verspreidde USB-sticks met lokale websites. Via die websites konden gebruikers handleidingen en productdocumentatie downloaden. Een bewezen aanpak — totdat de documentatie te snel veranderde om bij te houden.
De uitdaging
Handleidingen worden regelmatig bijgewerkt. USB-sticks die eenmaal zijn uitgeleverd, zijn niet meer centraal te updaten. Daardoor werkten medewerkers en klanten verspreid over ruim 100 landen structureel met verouderde versies. Dat leverde ondersteuningsproblemen op en vergroot de kans op fouten bij installatie en gebruik.
De vraag aan Apptimate: ontwikkel een oplossing die via de bestaande USB-stick automatisch de meest actuele documenten ophaalt — zonder dat de gebruiker daar iets voor hoeft te doen.
De aanpak
Apptimate ontwikkelde een lichtgewicht multiplatform-applicatie die op de USB-stick wordt geplaatst en via de lokale website aanroepbaar is. Bij opstarten controleert het programma automatisch of er een netwerkverbinding beschikbaar is en of er nieuwere versies van de gevraagde bestanden beschikbaar zijn op de centrale server.
Bijzondere aandacht ging uit naar compatibiliteit: de software moest draaien op een breed scala aan bedrijfsomgevingen — inclusief omgevingen met strikte firewallregels, actieve antivirussoftware en beperkende gebruikersrechten. Daarvoor bevat de applicatie een ingebouwde compatibiliteitstest die bij elke start wordt uitgevoerd en de gebruiker informeert over eventuele beperkingen.
Het resultaat
Het programma draait op zowel Windows als macOS en werkt in interne bedrijfsnetwerken en externe internetverbindingen. Medewerkers en eindgebruikers in meer dan 100 landen beschikken nu altijd over de meest recente versie van handleidingen en documentatie, zonder dat er nieuwe USB-sticks hoeven te worden uitgeleverd.
De organisatie heeft hiermee de distributie van documentatie volledig onder controle gekregen, de ondersteuningslast verlaagd en de kans op verouderde informatie bij de eindgebruiker nagenoeg geëlimineerd.
Wat dit voor uw organisatie kan betekenen
Werkt u ook met gedistribueerde documentatie, offline omgevingen of gebruikers op locaties zonder stabiele internetverbinding? Apptimate denkt graag mee over een passende oplossing. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.